Prethodne godine u Srbiji je osnovano 42.450 firmi. Preko 3.000 njih, ili 7% je prestalo da radi već u prvoj godini. Zabrinjavajuća statistika, zar ne? Zašto je to tako?
Da li je to nedostatak pravih kupaca, projekata, adekvatnog biznis plana, marketing strategije, prodajnih aktivnosti? Može se reći od svega po malo, ali još više nedostatak znanja i veština koje preduzetnik treba da ima.
Jedna od glavnih veština je sigurno projektni menadžment ili veština upravljanja projektima. Kada si nov na tržištu, ostaje ti da budeš brz, marljivo da radiš i brzo donosiš odluke. Nema te mogućnosti da se baviš samo jednom stvari u datom trenutku, već mora paralelno da se radi na više polja i projekata. Mora vešto da se upravlja projektima i vremenom. Što je još bitnije, mora da se nauči rad u multiprojektnom okruženju kako bi se paralelno vodilo više projekata.
Ovde ćemo se pozabaviti osnovnim konceptom upravljanja projektima, a za više informacija o ovoj temi, pogledajte na portalu Project Management Srbija specijalizovanom za projektni menadžment. Suštinski postoji pet tipičnih faza koje čine svaki projekat:
- Iniciranje
- Planiranje
- Izvršenje
- Kontrola
- Zatvaranje projekta
Svaka od njih je potrebna, tačnije neophodna kako bi projekat bio uspešno priveden kraju što bi značilo da su svi ciljevi projekta ostvareni u okviru zadatog vremenskog roka i zadatog budžeta. Vrlo često firme ne znaju za ove faze projekta i kod takvih firmi projekat kreće od faze realizacije, bez iniciranja i bilo kakvog planiranja, po principu „od sutra si na gradilištu i vodiš projekat“. Rezultat takve nepripremljenosti je jasan, kašnjenje projekta, probijeni rokovi, neostvareni ciljevi. Zato treba ispoštovati ove preporuke i krenuti redom od faze do faze.
Faza iniciranja
Ova faza služi da započnemo projekat i da svima stavimo do znanja da smo ovlastili projekt menadžera da raspolaže resursima firme, odnosno ljudima i novcem i da može da krene u planiranje projekta. Neke od ključnih aktivnosti iniciranja projekta su:
- Identifikovanje svih učesnika projekta
- Definisanje projekta, odnosno uobličavanje onoga što jeste i što nije projekat
- Definisanje ciljeva projekta
- Određivanje projekt menadžera i njegovih ovlašćenja i limita
Faza planiranja
Kada smo sve ovo uradili, prelazimo na sledeći korak u vođenju projekata, a to je planiranje projekta. Sada ulazimo u planiranje do najstinijeg detalja, pri čemu neki tipični delovi ove faze su:
- Spisak aktivnosti koje treba realizovati na projektu
- Određivanje vremenskog rasporeda, tačnije početka i kraja svake aktivnosti i naravno roka za završetak celog projekta
- Kreiranje finansijske strane projekta ili kreiranje budžeta
- Dobijanje saglasnosti od ključnih učesnika projekta kako bi zvanično krenuli u izvršenje plana
Faza realizacije projekta
Kada smo napravilo Gantogram i budžet i dobili potvrdu sponzora i top menadžmenta, možemo da krenemo u sledeću fazu – fazu izvršenja. Ovaj deo se svodi na:
• Realizaciju planiranih aktivnosti
• Sastanke sa projektnim timom
• izveštavanje i komunikacija sa sa ključnim učesnicima projekta (stakeholdera)
• Otklanjanje smetnji, dilema, konflikta i problema sa kojima se suočava projekat
Faza kontrole
Skoro pa paralelno sa prethodnom fazom se odvija faza kontrole. Kako krenemo sa izvršenjem prve aktivnosti, nedugo zatim i krećemo sa kontrolom njenog izvršenja. Poenta projekt menadžmenta je baš u tome, u što češćoj kontroli i proveri napretka projekta. Neke od osnovnih aktivnosti koje sprovodimo u ovoj fazi upravljanja projektima su:
• Praćenje napretka projekta u odnosu na zacrtani plan
• Reakcija u slučaju promena projekta
• Prilagođavanje trajanja projekta novonastalim promenama kako ne bi došlo do kašnjenja projekta
• Komunikacija svih promena i posledica koje su promene ostavile na projekat odgovarajućim stakeholderima
• Dokumentovanje svega
Faza zatvaranje projekta
Kada smo sve aktivnosti realizovali, onda prelazimo na poslednju fazu upravljanja projektom koja se zove zatvaranje projekta jer želimo svima da stavimo do znanja da je projekat gotov i da su projektni ciljevi uspešno realizovani. Najčešći koraci u ovoj fazi su:
• Otpuštanje resursa sa projekta jer su završili sa projektnim aktivnostima
• Prikupljanje „naučenih lekcija“ koje će svim ostalim rukovodiocima projekta koristiti u budućnosti
• Prikupljanje rezultata projetka
• Pisanje finalnog izveštaja
Sada je jasno da upravljanje projektima nije slučajan niz aktivnosti, već nešto što se jako detaljno i sistematski planira jer samo na taj način omogućava kvalitetnu kontrolu projekta i povećava uspešnost realizacije.
Jasno je da je ova veština nešto što će pomoći preduzetnicima u njihovim naporima da što pre stanu na noge sa jedne strane, a da će im, sa druge strane, napraviti komparativnu prednost u odnosu na konkurenciju. Neophodno je poznavati metodologiju upravljanja projektima kako bi rezultati bili bolji, ali i treba dosta vežbati i kroz praksu brusiti sopstvene projekt menadžment veštine
Autor: Aleksandar Obradović
Foto: Pixabay, Aleksandar Obradović