Autor teksta je Predrag Damnjanović sa sajta mycity.rs
Moja firma nije dovoljno velika da ima zaposlenog kurira koji će da trči od firme do pošte i šalje račune, čekajući red u pošti. Moja firma ima zapravo samo mene – a pošto se ja iz zdravstvenih razloga otežano krećem – čekanje u redovima u pošti moram nerado da natovarim na leđa nekome drugom.
Zapitao sam se puno puta da li je u 21. veku zaista nephodno da se račun šalje običnom poštom, danas kada ceo civilizovan svet posluje elektronskim putem.
I kada se ta priča pomene u društvu, ljudi obično krenu da pljuju zakone i nesposobnu vlast da donese modernije zakone.
Jednog dana sam odlučio da istražim malo na temu “elektronskih računa”, zapitavši se kako to meni mobilni operater već dve godine šalje račun isključivo emailom…
I klupko je najzad krenulo da se odmotava, pogledao sam zakon, pogledao mišljenje ministarstva, i došao do zaključka da nas u 19-tom veku ne drži ni vlada ni loši zakoni – već lenjost – nezainteresovanost da se pročitaju izmene i dopune zakona koje su na snazi barem 4 godina unazad, a možda i više.
Moj drug Torbica me je zamolio da napišem članak o tome do kakvih zaključaka sam došao istražujući šta zakoni kažu o elektronskom računu.
Ovim člankom ne tvrdim da sam apsolutno i nepogrešivo u pravu (nisam niti knjigovođa niti pravnik), i jedan od razloga zašto pišem ovaj članak je upavo i namera da pokrenem javnu diskusiju na tu temu, jer stotine glava će bolje videti nego moja jedna, pa i ako pravim previd negde – saznaćemo gde – ostaviće već neko komentar ako negde grešim.
Krenimo redom.
Zakon o računovodstvu (klik na link) – objavljen u službenom glasniku RS, br. 62/2013 (obratiti pažnju na godinu).
U članu 8 se kaže sledeće:
“Računovodstvena isprava predstavlja pisani dokument ili elektronski zapis o nastaloj poslovnoj promeni, koja obuhvata sve podatke potrebne za knjiženje u poslovnim knjigama tako da se iz računovodstvene isprave nedvosmisleno može saznati osnov, vrsta i sadržaj poslovne promene.”
Odmah na početku za nas bitna stvar – elektronski zapis – u samom zakonu jasno prepoznat kao potpuno legitiman medijum za čuvanje računovodstvene isprave (faktura je računovodstvena isprava). Mislim da nije potrebno prevoditi šta je ovim rečeno. Nedvosmisleno se ovim daje pravo i da fakture držite isključivo u elektronskom formatu – ne morate ih štampati jer u zakonu doslovno piše da ”Računovodstvena isprava predstavlja (osim papira) i elektronski zapis”. No, ako imate strah od toga da poreski inspektor može ipak da traži “original” – vi onda odštampajte elektronski račun – za svaki slučaj. Pravno gledano ne možete biti kažnjeni zbog toga što nemate fakturu u papirnatom obliku. Račun niste kucali na pisaćoj mašini već na kompjuteru, i original je fajl, a ne papir, i ne može biti većeg originala od tog fajla.
Idemo dalje, kaže se sledeće:
“Fotokopija računovodstvene isprave je osnov za knjiženje poslovne promene, pod uslovom da je na njoj navedeno mesto čuvanja originalne isprave i da je potpisana od strane odgovornog lica.”
Fotokopija? Jel to ono kad kopirate papir? Jel to isto kao kad vam pošaljem PDF, a vi ga odštampate? Jeste. U oba slučaja dobijate isto – kopiju – i zakon kaže da je kopija sasvim valjan osnov za knjiženje računa (fakture). Drugim rečima – ako ja vama izdam račun u PDF formatu, pošaljem vam PDF na email, a vi taj PDF odštampate – dobićete upravo istu fotokopiju kakvu sam i običnom poštom mogao da vam pošaljem – potpuno istu. Zakon me dakle ne obavezuje da vam pošaljem baš onaj papir na kome sam lupio pečat – već imam prava da vam pošaljem kopiju. Iz ovoga sasvim jasno sledi da je potpuno isto hoću li ja fotokopirati račun (i poslati vam tu kopiju običnom poštom) ili ćete vi sami odštampati tu kopiju koju vam pošaljem emailom. U oba slučaja imate kopiju. Imajte na umu i to da je “fotokopija” računa izdatog u elektronskom formatu takođe elektronski format, a ne papir, pa ne morate štampati dobijeni račun (osim, naravno, ako se vodite logikom “mirniji sam kad odštampam”). Inače, o tome šta se smatra “potpisanom fakturom” biće više reči u nastavku.
Nastavimo dalje da čitamo član 8, piše sledeće:
“Računovodstvenom ispravom smatra se i isprava ispostavljena, odnosno primljena telekomunikacionim putem, kao i isprava ispostavljena itd itd…”
Prvo, ovim se nedvosmisleno u samom zakonu kaže da je slanje računa telekomunikacionim putem sasvim legitiman način slanja – još jedna jako bitna stvar za nas. Ne postoji dakle više ni najmanja sumnja da slanje računovodstvene isprave (računa) emailom nije po zakonu.
Drugo, kaže se da se da se računovodstvenom ispravom smatra ono što je primljeno elektronskim putem. Ja sam elektronskim putem poslao fajl, a ne papir. Prema tome, fajl je računovodstvena isprava, a ne štampana kopija tog fajla. Još jedan razuman argumenat da ne mora ni da se štampa primljeni račun (ali ako vas je strah, odštampajte).
Idemo dalje.
Član 9 tog istog zakona o računovodstvu, kaže sledeće:
“Odgovorno lice potpisom, odnosno drugom identifikacionom oznakom potvrđuje da je računovodstvena isprava verodostojna (potpuna, istinita, računski tačna i da prikazuje poslovnu promenu). Računovodstvena isprava, sastavljena kao elektronski zapis, treba da sadrži potpis ili drugu identifikacionu oznaku odgovornog lica, odnosno lica ovlašćenog za izdavanje računovodstvene isprave, odnosno elektronski potpis u skladu sa zakonom.”
Oko tumačenja toga šta je to tačno ”druga identifikaciona oznaka” lomila su se koplja, sve do 07.11.2014., kada ministarstvo finansija konačno stavlja tačku i na tu dilemu, objavivši mišljenje br. 011-00-1077/2014-16 (klik na link) o tumačenju člana 9 Zakona o računovodstvu. U tom mišljenju ministarstvo finansija kaže sledeće:
“Saglasno članu 9. Zakona o računovodstvu (“Sl. glasnik RS”, br. 62/2013), računovodstvena isprava u elektronskom obliku mora da sadrži elektronski potpis ili identifikacionu oznaku odgovornog lica, odnosno lica ovlašćenog za izdavanje računovodstvene isprave.
Pojam “identifikaciona oznaka” predstavlja svaku oznaku koja jednoznačno određuje, odnosno upućuje na odgovorno lice, odnosno lice koje je ovlašćeno za izdavanje računovodstvene isprave. Dakle, to može biti potpis, faksimil, ime i prezime, elektronski potpis i sl. kao i kombinacija pomenutih oznaka (npr. ime i prezime + potpis).”
Dakle, šta je to identifikaciona oznaka? Ministarstvo finansija kaže da to može biti ime i prezime. Tačka.
Znači ne mora potpis, ne mora pečat. Kao ovlašćeno lice koje izdaje račun, napišite jednostavno svoje ime i prezime, kucanim slovima, i to je to, to je identifikaciona oznaka, iliti ono što je ranije bio pečat i svojeručan potpis. Vaše ime je ono što je “potpisalo” dokumenat.
U praksi, ako baš želite da faktura ima pečat i potpis, čisto da se zadovolje i oni koji će pitati “a gde je pečat“, vi možete slobodno i da crno-belim skeniranjem skenirate svoj potpis i pečat i ubacite ga u svoj PDF račun. Nema razloga za strah da vam onda neko može kopirati pečat i potpis, jer ako neko to hoće da uradi on će uzeti vašu papirnatu fakturu i skeniraće vaš potpis i pečat u šesnaes’ puta većoj rezoluciji pa će mu kopija biti em još uverjivija em će biti u boji.
Imajte na umu da mobilni operateri, operateri fiksne telefonije, operateri kablovske televizije, i sve velike kompanije, već godinama unazad dostavljaju račune bez potpisa i pečata. Oni zbirno izdaju verovatno preko 5 miliona računa svakog meseca, zamislite šta bi bilo da sve te račune mora neko ručno da pečatira i potpiše? Dakle, ako zakon važi za njih, važi i za vas. Kao što rekoh na početku članka, mobilni operateri već dve godine dostavljaju račune i na email ako aktivirate tu uslugu. Zašto? Pa zato što je, u najmanju ruku, svejedno da li će original račun oni da odštampaju, ili ćete vi odštampati, ili će račun ostati samo u elektronskom formatu. Bez pečata i potpisa svejedno je ko ga štampa, i da li ga uopšte štampa.
Suma sumarum – zakon je jasno i nedvosmisleno definisao da računovodstvene isprave mogu biti u elektronskom formatu, da mogu biti poslate elektronskim putem, naveo da su one legitiman osnov za knjiženje poslovne promene i da ne moraju sadržati pečat i potpis.
Ako pravim neke previde, voleo bih da mi to u komentarima napišete. Ako sve ovo pada u vodu zbog nekog drugog člana zakona – voleo bih da mi citirate taj član zakona. Jer, ako ja pravim previd, onda me sprečite da pogrešno učim druge. Za sada mi niko nije citirao nijednu odredbu koja bi bila u koliziji sa odredbama koje sam ovde citirao.
Sve ove odredbe zakona sam već izložio u jednoj Facebook grupi za knjigovodstvo, i knjigovođe i pravnici nisu imali zamerke.
Predočili su mi samo dve stvari, o kojima ću sada reći još reč dve.
Prvo, ovo je sasvim OK za firme poput moje koje pružaju usluge. Ali, ako vaša firma prodaje robu, i dalje će vam biti potrebne otpremnice, koje realno moraju da se potpišu lično po prijemu robe, pa onda elektronski račun nema puno smisla jer već šaljete otpremnicu i robu poštom ili kuriskom službom. Bez otpremnica nemate dokaz da je roba preuzeta, što, jel te, nije nešto što želite sebi da priredite.
Drugo, slanjem računa elektronskim putem nemate dokaz da je kupac zaista primio fakturu. Kada šaljete običnom poštom možete poslati “preporučenu pošiljku”, koja se uručuje lično, a taj kome se uručuje mora da potpiše da je preuzeo pošiljku (račun). Neke firme traže i da kupac svojim pečatom pečatira jedan primerak primljenog računa i pošalje ga nazad, kao potvrdu da je račun primljen. Ovde toga nema. Morate da se štitite drugačije. Ukoliko se radi o vašem poslovnom partneru kome često ispostavljate račune, jednostavno potpišite ugovor. U ugovoru jasno naznačite da se računi dostavljaju elektronskim putem, i da, u slučaju da klijent (kupac) primeti da račun nije stigao a usluga je evidentno pružena, da je dužan da vas o tome odmah obavesti. Na taj način neće moći da se služi izgovorima da mu niste poslali račun i slično. Ako je negde evidentirano da je usluga pružena i da je klijent koristio vašu uslugu, a nije javio da faktura navodno nije stigla, on je taj koji krši ugovor, što će sud uvažiti. U krajnjem slučaju, ukoliko pružate uslugu, a ista nije plaćena, ugasite tu uslugu na vreme. Ako posumnjate da je klijent zlonameran i da se služi izgovorima, onda i vi možete slobodno (pravovremeno) ugasiti uslugu – zaštitite svoju firmu daljih troškova – on vas ne može tužiti za uksraćivanje usluge koju nije platio. Alternativno, možete se i dogovoriti da vam klijent odgovorom na email potvrdi prijem računa, to je već stvar dogovora. Ukoliko klijent u razumnom vremenu ne potvrdi prijem fakture, vi pravovremeno obustavite uslugu.
Ukratko, štitite se ugovorima, a ne pečatiranim papirnatim fakturama. Papirnata faktura vam neće puno značiti bez ugovora, tako da nije poenta u papirnatoj fakturi već u ugovoru.
Kako bih naterao firme da pročitaju zakon i prihvate moje račune u elektronskom formatu, na svakoj fakturi sam počeo da stavljam sledeći tekst:
“Na osnovu člana 8 i 9 Zakona o računovodstvu, kao i na osnovu mišljenja ministarstva finansija br. 011-00-1077/2014-16, od 07.11.2014., o tumačenju člana 9 Zakona o računovodstvu, račun može biti dostavljen telekomunikacionim putem, u elektronskom zapisu, a identifikacionom oznakom se smatra svaka oznaka (npr. ime i prezime) koja jednoznačno upućuje na odgovorno lice, te je račun validan i bez potpisa i pečata. Shodno tome, račun u elektronskom formatu je potpuno validan dokumenat, kao i odštampana kopija tog elektronskog računa, te original računa nije potrebno posedovati. Kopija je verodostojna originalu koji se čuva u sedištu firme koja je izdala ovaj račun.”
Osam od deset mojih klijenata je prihvatilo izložene argumente i to da im račune dostavljam emailom.
Osećajte se slobodnim da ovaj tekst u celosti preuzmete i postavite na svoje fakture, biće mi drago da zajedničkim snagama nateramo ljude da pročitaju malo zakon i da svi zajedno na taj način bar malo učestvujemo u modernizovanju poslovanja u Srbiji.
Namera mi nije da tvrdim da se može bez papira, već da poštedim druge ljude čekanja u redovima ispred šaltera u pošti.
Na kraju, kao što rekoh… ispostavilo se da poslujemo kao u 19-tom veku ne zato što imamo loše zakone, već zbog lenjosti da se pročitaju dopune zakona.
Autor: Predrag Damnjanović
