Pri organizaciji događaja često se desi da promaknu sitnice koje se ispostave kao krupni problemi tek na licu mesta. Rezultat: upravo ti “sitni” propusti obeleže događaj, a tada nema svrhe objašnjavati da nije bilo dovoljno vremena i da je greška na nekom drugom.

U ovom tekstu biće reči o organizaciji korporativne proslave u šta spadaju novogodišnje žurke, rođendan firme (ili neki drugi bitni povod), proslava povodom dodele nagrada i slično. Sve ovo treba odvojiti od klasičnih poslovnih događaja kao što su konferencije i seminari, večere, prezentacije, promocije, o čemu će biti reči u nekom od narednih tekstova.

Prvi korak je pristupiti poslu na vreme.

Često se dešava da menadžment firme želi da uštedi na organizaciji, te proslavu prepusti nekom od zaposlenih, i upravo zbog nedovoljnog iskustva dešavaju se propusti, stoga je bitno početi sa pripremama na vreme, barem mesec dana ranije.

Zatim, definisati kako želite da proslava protekne. Koliko ljudi, klasičan koktel parti ili žurka do jutra?

Najvažnije: Milestone!

Svaki korak u organizaciji treba biti zapisan i delegiran članovima tima koji učestvuju. Na ovaj način vidi se progres i znatno je smanjena mogućnost da dođe do propusta.

Kako odabrati prostor

Prostor treba izabrati tako da odgovara vašim potrebama; popularnost određenog kluba ili restorana nikako ne bi trebalo da bude jedini kriterijum. Uzmite u obzir i lokaciju: “zavučene” ulice i udaljeni delovi grada vam ne idu na ruku, zbog dolaska i povratka.

Prostor takođe treba birati po broju gostiju i tipu proslave koji planirate. Za stotinak ljudi dovoljan je prostran kafić ili restoran, dok za 200 i više klub. Ako vaša firma drži do ugleda, a zvanice su viđeniji ljudi, potrudite se da prostor bude u skladu sa tim, osim ako iz nekog razloga ne želite da goste šikanirate kavezima za igračice i kariranim stolnjacima (ne, sve popularnije kafanice po gradu nisu adekvatne!).
Što se tiče zakupa, idealno bi bilo da od ranije poznajete menadžera ili vlasnika objekta, ali ako to nije slučaj, vodite se po preporuci. Poslovne proslave najpametnije je organizovati krajem sedmice (četvrtak ili petak), stoga, odaberite objekat koji tim danima nema neki specijalni program – tako možete izbeći punu cenu zakupa.

Zakup – kako to ide:

– iznajmljivanje objekta je besplatno, ali plaćate piće koje gosti popiju
– platite zakup, ali je piće vaše (ovde je vrlo česta kompenzacija)

Zatražite plan prostora, jer će vam biti potreban zbog smeštanja gostiju.

Osoblje

Idealno bi bilo da na raspolaganju imate konobare i obezbeđenje, naravno, ako ste sigurni u njihovu profesionalnost. Svakako je najbolja opcija da angažujete profesionalne konobare iz neke agencije.

Hostese moraju biti vaše, a evo i zašto: devojke koje su tu inače zaposlene nisu upućene (uglavnom ni zainteresovane) u prilke vaše firme i značaj događaja. Angažujte dve devojke, nipošto premlade, pristojnog izgleda i elegantnog držanja. Održite sa njima najmanje dva brifinga i prođite sve stavke proslave, počevši od dočeka i čekiranja gostiju. Veoma je bitno da su upućene u osnovno poslovanje firme.

Hostese treba da budu obučene gotovo identično, bez provokativnih i neprimerenih detalja (platforme, helanke, džins i slično). S obzirom da će gosti od njih tražiti informacije važno je da se vidi da su to hostese, stoga je zgodno da imaju neke lepe ešarpe ili su obučene u bojama vaše firme (rešenje je i pločica sa imenom). Naglastite im ko vam je od gostiju jako bitan kako bi dobio sto.

Kad smo kod stola, ostavite barem 3 sa “praznim rezervacijama” za slučaj da morate da smestite trudnicu, starije lice, ili jednostavno, nešto iskrsne.

Spisak zvanica

Ovo je najverovatnije najteži deo posla jer mu se mahom pristupa zbrda-zdola.  U jednom momentu ne znate koga pre da pozovete, da bi se posle proslave ispostavilo da ste zaboravili neke bitne ljude (koji će se verovatno uvrediti).

Evo lakog načina organizacije – goste podelite u tri grupe: prijatelji firme (saradnici, bivši zaposleni, poznate ličnosti), mediji i biznis (sadašnji, bivši i potencijalni klijenti). Zatim zamolite članove menadžmenta da vam dostave predlog svojih gostiju, koji ćete uneti u tabelu.

Domaćin	Ime i prezime	Firma	Mejl	Telefon	Tip	RSVP
Nikola	Aca Babić	Saturn/CEO	Xxxxx	Xxxxx	Prijatelj
	Iva Perić	Blic/novinar	Xxxxx	Xxxxx	Mediji
	Marko Koh	Ideal/CMO	Xxxxx	Xxxxx	Biznis
	Sanja Vještica	PKB/advokat	Xxxxx	Xxxxx	Prijatelj

Što se tiče medija, moguće je da će doći, ali izveštaj o događaju će objaviti tek ako je bilo poznatih ličnosti među gostima (osim ako vam nije prijatelj neko od urednika, pa vam izlazi u susret). Ako držite do nivoa, gledajte i koga pozivate, svakako treba zaobići “posvuduše”, ljude koji odlaze na svaki događaj. Pozovite ljude iz sveta umetnosti, sporta i biznisa koji su poznati po postignutom, a ne zato što im je cilj da budu poznati. Svakako spremite neki lep poklon za njih kao znak zahvalnosti što su se odazvali pozivu.

Kada vam kolege iz menadžmenta dostave spisak svojih zvanica, a vi ste ih uneli u tabelu, pogledajte koliko se to slaže sa planiranim brojem, i pošaljite direktoru (ili onom ko vam je poverio organizaciju) na uvid.
Ova dva scenarija su najgora: da vam dođe premalo ili previše ljudi. A evo kako ćete to izbeći:
– na pozivnici obavezno napišite za koliko osoba važi (predlog je 2) i zahtevajte potvrdu dolaska;
– s obzirom da se u proseku ne pojavi oko trećina pozvanih, za toliko povećajte broj ljudi koje ćete pozvati.

Sve je češća praksa da se pozivnice šalju elektronskim putem, a ne preko kurira (ušteda je ogromna). Za dizajn pozivnice obavezno angažujte dizajnera. Dostavite mu logotip firme, potrebne informacije (datum, mesto i vreme održavanja, povod i adekvatna poruka, dress code) i naglasite kakav dizajn želite. Pozivnice se šalju najmanje 7 dana ranije, a par dana pre proslave pozovite one koji nisu potvrdili dolazak i pitajte da li su dobili poziv i da li će doći. Tada ćete imati kompletan uvid pred sobom (s tim što ovde treba računati na 10-15% ljudi koji neće doći, iako su potvrdili dolazak).
Pozivnice šaljite u telu mejla, ne u attachu.

Bitno: ukoliko su vaši piće i hrana, događaj nikako ne sme biti otvoren; jedno je otvaranje kluba, kada je poželjno što više ljudi, a sasvim drugo proslava firme koja ima cilj da okupi one koji treba da budu tu. Ovo naglašavam isključivo iz razloga što postoje organizovane grupe ljudi koji “upadaju” na događaje, predstavljaju se kao novinari ili prijatelji firme, i pogodite, čiste sa poslužavnika i stolova sve što se da počistiti i grabe kese sa poklonima. Takav prizor vam ne treba.

Piće

Nepisano pravilo 1: piće ne bi smelo da se naplaćuje.
Nepisano pravilo 2: pića ne bi smelo da nestane.

Kada dobijete pozivnicu za neku proslavu, podrazumevate da nećete plaćati piće. Tako postupite i prema vašim gostima. Ako je već slučaj da ste se dogovorili sa klubom da gosti plaćaju, obezbedite piće dobrodošlice, i to naglasite na pozivnici (“prva dva pića gratis” ili “welcome drink”). Kontaktirajte neku vinariju ili destileriju i dogovorite broj pića dobrodošlice, u zamenu za njihov roll up na vidnom mestu.

Ako ste se odlučili za preporučenu opciju, a to je da piće bude besplatno, ovde treba biti dobro organizovan. Nikako, ali nikako ne određujte količinu pića na svoju ruku, pogotovo ako nemate adekvatno iskustvo u organizaciji događaja. Angažujte food&beverage menadžera za procenu. Ustaljena praksa je da tokom večeri konobari idu sa ajncerima (voda, mineralna voda, koka-kola, fanta, gusti i sok od jabuke, belo i crveno vino, pelinkovac, viski) i služe goste. Ovo je dobro i bolje od stola sa pićem ili uzimanja na šanku, jer je sve pod vašom kontrolom, i možete sprečiti najgoru opciju, a to je da se sve popije na samom početku.

Ukoliko budžet dozvoljava, ovu ponudu “prošarajte” sa koktelima (predlog) ili rakijama (ako ste angažovali destileriju za piće dobrodošlice).

Hrana

Suhomesnate proizvode i roštilj jedu maltene svi, međutim, poslednje što vam treba je da se kroz lepu sliku događaja provlači miris roštiljske kobasice ili kulena. Idealno rešenje je da angažujete ketering agenciju sa referencama, koja će pripremiti zakusku u skladu sa vašim zahtevima.

Bitno: nakon što ste ugovorili hranu, proverite sa ljudima iz keteringa da li su u ponudu uključeni ovali, tanjirići, čačkalice i salvete.  Treba li napominjati da sam jednom bukvalno 10 minuta pre događaja trčala po gradu da kupim salvete za 500 ljudi?

Bilo bi lepo da se sve pojede, ali računajte da će neka hrana ostati; možete je spakovati i poneti u firmu, ili ostaviti osoblju. Isto važi i za piće ukoliko je vaše, stoga rezervišite jedan automobil za kraj proslave.

Muzika

Maltene sve korporativne proslave su iste, mahom zbog toga što muzici ne pridaju dovoljno pažnje, “Ma zvaćemo one što su svirali tamo”. Ovo ne bi bilo loše da bendovi nemaju za ovakve prilike ustaljen repertoar koji se praktično ne menja. Zato izbor benda (a i repertoara) uskladite sa događajem, brojem i profilom ljudi. Možete se igrati sa brendom – nazivom firme ili sloganom, i zahtevati pesme u kojima se pominje neka od ključnih reči ili sintagmi; samo mesto održavanje može biti inspiracija za kabare, disko ili džipsi veče. Izbor kvalitetnih bendova je zaista veliki, stoga neka klasični tezgaroši budu poslednja opcija.

Ah da, kad smo kod benda i bine, u prvoj četvrtini večeri, na primer u 21 ako je početak događaja u 20, gostima bi trebalo da se obrati predstavnik firme, direktor ili PR. Obraćanje treba da bude srdačno, relativno kratko, uz dobrodošlicu i zahvalnost gostima što su se odazvali pozivu. Ukoliko je povod proslave neki bitan događaj, nemojte puno pričati o tome, jer je verovatno istaknuto na pozivnici, a i ovakva obraćanja ne drže pažnju duže od par minuta.

Fotografi i slikanje

Fotografi su vaši i iz medija, ukoliko se odazovu pozivu. Logično, on će doći, promuvati se da vide koga ima od poznatih, škljocnuti nekoliko puta i otići. Stoga naglasite hostesama da kad vide fotografe (koje niste vi angažovali) ih zamole za ime, naziv medija za koji rade i kontakt. Nakon događaja ih pozovite, zahvalite na lepim fotografijama koje su objavljene i zamolite da pošalju ostatak.

Što se tiče fotografa proslave, obavezno angažujte dvojicu! S obzirom da svaki od njih različito pristupa poslu, najbolje je da budete osigurani. Dešava se da fotografije sa super žurke izgledaju kao da su sa svadbe, sa ukočenim telima i veštačkim poziranjem, ili da umetnik da mašti na volju i ubacuje munje i blurovane centrifuge.

Naglasite kakav manir fotografija želite, i najbitnije – da svaki gost bude fotografisan. Obezbedite mesto gde će gosti pozirati; ukoliko nemate roll up ili city wall obavezno ga poručite, najmanje 15 dana pre događaja. Moj predlog je štamparija GMT iz Koteža, najbolja od svih sa kojima sam sarađivala – izuzetno su brzi, cene su razumne, a kvalitet odličan!

Pokloni

Ovo naravno zavisi od broja gostiju i budžeta, ali ako se već odlučite za poklone pri odlasku, budite što je moguće kreativniji. Kese sa rokovnicima, kalendarima, i prospektima su veliko no-no, iz razloga što će završiti u prvom kontejneru. A vi ste se tako trudili. Sve što treba da se zna o firmi – neka bude napisano na kesi. Tačka. Goste ćete razveseliti i ostaviti lepu uspomenu ukoliko im poklonite fino upakovan kolač, dva čokanjčića medovače ili dunje, damsko ogledalce ili tompus.

I za kraj…

Trudite se da vi kao organizator ili neko iz firme, ispraća goste po odlasku (naravno, ne u rane sitne sate). Hostese mogu biti slobodne negde posle 1. Obavezno im uzmite spisak gostiju koji su došli. Organizujte piće i hranu koji su pretekli; spakujte roll up. Otiđite kući.

Skupite fotografije svih fotografa i smestite ih ne jedno mesto (Dropbox, Wetransfer). Kako ne biste došli u situaciju da šaljete fotografije gostima pojedinačno, pošaljite mejl svima koji su bili (mnogo je jednostavnije, verujte mi!) uz link ka fotografijama i zahvalnost što su bili prisutni.

Zahvalite se posebno medijima koji su objavili vest, i naravno, poznatim ličnostima. A zatim, u maniru dobrog ivent menadžera, zapišite propuste ako ih je bilo i ideje za narednu proslavu.

Ostale tekstove iz marketinga pročitajte OVDE.